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占筹款的努力: 保留好筹款的纪录

FundraisingIP.com社论队

执行一次好筹款的竞选是一半仅争斗; 筹款的竞选的幕后管理构成另外一半。 好募捐人管理从最开始开始以保留好募捐人纪录。 准确募捐人记录保证不仅当前竞选一样顺利地将进行尽可能,而且未来竞选将容易地流动。

筹款介入许多细节比什么可以首先是明显的。 当某事表示疑问时,记录这些细节建立一个强的与信息有关的基地,并且使它容易跟踪付款和项目。 准确,组织的筹款的纪录也使它容易看和看什么成功的趋向涌现了通过募捐人,并且什么产品、方法或者竞选不深受接纳,因此最佳的决定在下个筹款的周期可以做出。

应该保留什么信息



根本上,几乎信息任何片断与募捐人相关值得保持,但在跟踪金钱和产品应该安置多数重要性。

在金钱被支付购买产品或供应时侯,必须跟踪它; 包括日期,什么被购买了,数额,购买或秩序地方和怎样它是有偿的为,包括支票号码。 包括处理购买人的名字也许也是有用的,以便未来筹款的成员能与他们联系以问题。

被分布对筹款的志愿者的所有产品必须也采伐。 记录接收者的名字,多少和什么样的产品他们采取了,如果产品是有偿的为,当采取时,并且怎么,并且日期需要的和联络信息为个体。 包括空间记录当或,如果产品返回了时,金额卓著为产品和金额返回以交换产品,包括付款信息(支票号码等等)。

如果募捐人是编目或命令接受人,递交的所有定货单的保留拷贝那么那里是一个备用文件,万一原物丢失。

创造未来参考



保留好纪录作为未来参考组织也是重要的。 这些应该更好地包括捐赠了对筹款的竞选从前所有人和组织的施主名单,以相当数量捐赠。 联络信息为过去捐款人将援助未来筹款的竞选。

除施主信息之外,参考例如志愿位置,工作说明、手册、时间要求、请求信件和产品和服务供应商应该也被保留。 保留筹款的纪录的这些类型帮助未来竞选组织者现实地计划并且减少相当数量反复每年腿工作。

恶劣的计划是其中一个最共同的原因筹款的竞选发生故障。 然而,以转而依靠的准确筹款的纪录,竞选不需要出故障,因为新的组织者不可能看回到看什么类型和方法筹款为区域或组织很好运作,并且争执结束财务,并且产品可以减到最小与所有交易证明。 简而言之,为一次成功的筹款的竞选,组织完善,准确筹款的纪录保持是绝对必要。

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